FAQ
Häufig gestellte Fragen
Sie interessieren sich für unsere Dokumenten Automatisierung. Hier finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Kosten, Implementierung, Datenschutz und dem konkreten Ablauf. Von der ersten Evaluierung bis zur Abnahme – wir beantworten alle Fragen transparent und verständlich.
Dok.Land verwandelt unstrukturierte Dokumente — E-Mails, Scans, Fotos, Faxe und sogar Audioaufnahmen — automatisch in geprüfte, strukturierte Datensätze. Die Lösung liest die relevanten Informationen aus, ordnet sie dem richtigen Vorgang zu und übergibt sie an Ihre Systeme. So entfällt das manuelle Sortieren, Abtippen und Zuordnen.
Für Organisationen mit hohem Dokumentenaufkommen und hohen Anforderungen an Datenschutz und Sorgfalt — etwa Arztpraxen, Kliniken, medizinische Versorgungszentren, Versicherungen sowie Personal- und Verwaltungsabteilungen. Überall dort, wo täglich viel Papier und Posteingang manuell verarbeitet wird, entlastet Dok.Land spürbar.
OCR erkennt Text, versteht ihn aber nicht. Dok.Land geht weiter: Die KI erfasst den Kontext, erkennt den Dokumenttyp, extrahiert gezielt die richtigen Felder und ordnet das Dokument dem passenden Vorgang zu — inklusive medizinischem oder fachlichem Verständnis. Aus reinem Text wird ein weiterverarbeitbarer, strukturierter Datensatz.
In der Regel stellen Sie vorab wenige Beispieldokumente bereit, an denen wir den Prozess feinjustieren. Danach folgt die Umsetzung im vereinbarten Umfang, begleitet von Qualitäts- und Stichprobenkontrollen. So sehen Sie früh, wie zuverlässig die Lösung in Ihrem konkreten Fall arbeitet.
Eingescannte Dokumente, PDFs, Bilder, E-Mails, Faxe und Formulare — strukturiert wie unstrukturiert, ohne dass Sie vorsortieren müssen. Auch schwierige Quellen wie Kopien schwacher Qualität oder handschriftlich ausgefüllte Formulare werden verarbeitet.
In sechs Schritten: Import der Rohdaten, Aufteilung in einzelne Vorgänge, Erkennung des Dokumenttyps, Auslesen der definierten Felder, Prüfung und Zuordnung sowie schließlich die Ausgabe in Ihre Systeme. Automatisiert, wo es geht, mit menschlicher Kontrolle an der entscheidenden Stelle.
Ja. Die strukturierten Daten werden per Schnittstelle direkt an Ihre bestehenden Systeme übergeben — etwa Praxisverwaltungssysteme, DATEV oder Ihr Dokumentenmanagement. Statt einer weiteren Insellösung fügt sich Dok.Land in Ihre Arbeitsweise ein.
Ja, und das ist ausdrücklich so gewollt. Dok.Land wird auf Ihre Dokumenttypen, Felder, Kategorien, Namenskonventionen und Qualitätsschwellen konfiguriert — die Lösung passt sich Ihrem Prozess an, nicht umgekehrt.
Ja. Ein Stapel eingescannter Seiten wird per KI in die einzelnen, inhaltlich zusammengehörenden Dokumente aufgeteilt — etwa Arbeitsvertrag, Fragebogen und Verpflichtungserklärung aus einer Sammelakte. Trennblätter oder manuelles Vorsortieren sind nicht nötig.
Ja. Handschriftlich ausgefüllte Formulare werden erkannt, ausgelesen und weiterverarbeitet — ein Anwendungsfall, den wir bereits in der Praxis umsetzen.
Solche Fälle werden nicht einfach durchgewinkt, sondern erkannt und zur manuellen Kontrolle ausgesteuert. So bleibt die Qualität auch bei schwierigen Eingängen erhalten.
Sehr zuverlässig — eine 100-prozentige Genauigkeit ist bei keinem KI-System realistisch, deshalb sind mehrere Kontrollen fest eingebaut. In der Praxis erreichen wir bei eindeutigen Feldern wie dem Namen sehr hohe Trefferquoten; bei komplexeren Zuordnungen wie Datum oder Kategorie planen wir eine geringe Fehlerrate ein, die durch die Prüfschritte abgefangen wird.
Ja. Datenschutz ist von Anfang an Teil des Konzepts — mit klaren Rollen, einem Auftragsverarbeitungsvertrag als rechtlicher Grundlage und der Möglichkeit, die Verarbeitung vollständig in Ihrer Umgebung zu betreiben.
Das entscheiden Sie. Auf Wunsch läuft die gesamte Verarbeitung lokal in Ihrem eigenen Netzwerk, sodass sensible Daten Ihr Haus nicht verlassen. Alternativ ist ein Betrieb in Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU möglich.
Ja — das ist einer unserer wichtigsten Unterschiede. Wir setzen lokale KI-Modelle ein, bei Bedarf auf Spezial-Hardware, die direkt bei Ihnen installiert wird. So bleiben auch besonders sensible Patienten- oder Versichertendaten vollständig im eigenen Netzwerk.
Ja. Der AVV bildet die rechtliche Grundlage der Zusammenarbeit und wird vor Projektbeginn bereitgestellt.